北京iso9001认证的企业应当编制采购文件

    的企业应当编制采购文件。由于拟采购的产品的重要程度不同，复杂性不同，采购文件也可以有所不同。一般可以分为两大类：a）简单的采购产品；b）复杂的采购产品。

    采购文件必须包括描述拟采购产品的信息。对于简单的采购产品来说，这些信息包括：①产品名称，②采购数量，③交货期，④参考价格，⑤直接引用的质量标准或参照的图样，⑥有关的质量要求。例如一般采购产品就可以采用这样的采购文件。

    所谓一般采购产品，是指那些可能只会对企业最终产品产生一般影响的采购产品，例如仅对产品外观造成局部损害，对次要的质量特性造成轻微影响的一般原料、材料、标准件等。对企业来说，大量的采购产品都可能属于简单的采购产品，也就是说，只需要编制一般的采购文件。

    但是，对于复杂的采购产品来说，仅有上述内容的采购文件是难以描述其信息的。复杂的采购产品就应编制详细的采购文件。具有下列情况之一的采购产品就应编制详细的采购文件：

①采购的价格很高；

②采购的数量很大；

③反复采购的同一类产品；

④采购的产品对企业的生产和服务运作过程可能产生重大影响；

⑤采购的产品质量对企业的最终产品质量可能产生重大影响；

⑥采购的产品如果存在缺陷可能引起严重后果（例如危及安全或健康）；

⑦技术复杂、加工困难的采购产品。

    采购文件是采购的准则，它可以沟通供需双方对拟采购产品的质量要求和质量保证要求的了解，从而协调双方质量活动的方式和内容，使企业采购产品的质量得到满足。因此，采购文件应作为订货合同的一部分（或附件），毫不含糊地用文字、图样等形式表达出来，使其与合同本身一样具有法律效力，成为企业和供方都应遵守的准则和解决矛盾纠纷的依据。

    既然具有上述作用，对采购文件，特别是对详细的采购文件就应进行评审，以确保其不出现差错，能够正确、真实、全面反映企业对采购产品的需求和要求。标准规定的“组织应确保规定的要求是充分的”，就是这个意思。